تقوم الرسالة في الميدان الإداري بدور هام وحيوي في مجال التواصل والتوجيه، والتنسيق، وإقامة العلاقات، والتحضير للاجتماعات وأحياناً كثيرة تكون الرسالة والراسلات المتبادلة الوسيلة الوحيدة للتخاطب والتعاقد.
لذلك فهي تحتاج إلى دقة في عرض الفكرة والموقف وهناك خصائص لا بد أن تلحظ وتراعي وهناك ثلاث مراحل تمر بها الاتصالات المكتوبة إذا أردنا أن نحقق نتائج منها:

1: الإعداد للكتابة:
* فكر
* من؟ حاول أن تتخيل الشخص الذي سيقرأ رسالتك.
* لماذا؟ لماذا تكتب الرسالة؟ ما الذي تريد أن تحققه من كتابتك للرسالة؟
* ماذا حدد الرسالة التي ترغب في إرسالها. إذا كنت ترد على رسالة، حلل وضع خطاً تحت النقاط الأساسية.
* سجل
اكتب كل النقاط والعناصر التي تريد ذكرها في الرسالة. قم بعد ذلك بأعداد الصياغة المناسبة لكل نقطة أو عنصر، وسجلها في أوراق أو أجزاء منفصلة.
* رتب
رتب النقاط التي تريدها في تسلسل منطقي. تخلص من النقاط العناصر الغير مناسبة أو المكررة.
بعد الانتهاء من المراحل الثلاث السابقة يمكنك الآن أن تبدأ الكتابة.

2: الكتابة:
قال قائل مرة "اكتب بشكل صحيح أو لا تكتب على الإطلاق".
في كل الاتصالات المكتوبة ينبغي أن يكون الغرض من الاتصال واضحاً في ذهن الكاتب. ويمكن إجمال أهداف الرسائل فيما يلي:
* نقل رسالة إيجابية مؤيدة.
* نقل رسالة سلبية رافضة.
* نقل رسالة تحث على فعل.

* كتابة الرسائل الإيجابية:
وهذه تشمل الموافقة والاستجابة لطلب ما، أو إعطاء شخص وظيفة، أو إخبار شخص بمعلومات سارة... إلخ.
يجب وضع النقاط التالية في الاعتبار عند كتابة هذا النوع من الرسائل:
* اجعل القارئ سعيداً بإعطائه الأخبار السارة رأساً.
* اشرح الأخبار السارة ووضح التساؤلات التي ربما قد تراود ذهن القارئ حول الأخبار السارة.
* اختتم الرسالة بجملة طيبة تجعل القارئ يحس بمشاركتك له الفرحة بالأنباء السارة.

* كتابة الرسائل السلبية:
وهذه تشمل رسائل تحتوي على رفض طلب قدمه شخص أو نقل أخبار سيئة.. إلخ.
يجب وضع النقاط التالية في الاعتبار عند كتابة مثل هذه الرسائل:
* ابدأ الرسالة بجمل محايدة تتفق عليها أنت والقارئ.
* وضح بموضوعية ولباقة سبب الأخبار السيئة. تجنب الجمل التي قد تعني إصدار أحكام في حق القارئ تصدرها نيابة عنه.
* أعظ الأخبار السيئة بوضوح نهائي تضمن فهم القارئ لها دون لبس.
* اقترح بدائل إذا كان ذلك ممكناً وعبّر عنها بلهجة إيجابية هادئة وبأسلوب يجعل القارئ يتقبلها.
* اختتم الرسالة بتمنيات طيبة... لا تعتذر عن شيء يفقد المصداقية لإيضاحاتك الأولى.

* الرسالة التي تحث على الفعل:
هذه الرسائل تحث الآخرين على عمل معين، مثل القيام بعمل، أو بذل جهد، أو الموافقة على رأيك، أو تزيدك بمعلومات معينة... إلخ.
يجب وضع النقاط التالية في الاعتبار عند كتابة مثل هذه الرسائل:
* حاول أن تجذب انتباه القارئ وتزيد من رغبته بالاستمرار في قراءة الرسالة. ويمكن جذب الانتباه من خلال استخدام أسئلة مباشرة، مثل: (هل تريد أن تربح 1000 دينار؟) أو باستخدام جملة مباشرة مثل (هناك 1000 دينار يمكن أن تربحها) أو باستخدام الصيغة الإلزامية (اتصل بنا على العنوان التالي لتعرف ما إذا كنت قد ربحت 1000 دينار).
* قدم العرض أو الطلب أو الحقائق بأسلوب يعبّر عن فوائد محتملة للقارئ. أوضح هذه الفوائد.
* مستخدماً الجمل التي تحث على الفعل، وضح للقارئ ما الذي يتوجب عليه فعله كنتيجة لاقتناعه بعرضك، ضمن ذلك حافزاً له على القبول السريع. ووضح مردود ذلك الحافز للقارئ (ولك أنت أيضاً إذا أجاب بسرعة).
مراجعة ما تمت كتابته:

* قبل إرسال الرسالة إلى القارئ المقصود، تأكد من الآتي:
* الأخطاء:
العبارات الخاطئة، المبالغة في ذكر الحقائق، الأشياء الناقصة، الأخطاء في البيانات... إلخ.
* العرض غير الكامل:
التنظيم الضعيف للأجزاء والفقرات، إضافة معلومات غير ملائمة أو ليس لها صلة بالموضوع... إلخ.
* الأسلوب الضعيف أو اللغة الغامضة:
الجمل الطويلة، القواعد اللغوية غير السليمة، الحشو، الشعارات صغير المطلوبة، المصطلحات الفنية المعقدة، الجمل والعبارات المبهمة، أو التي تحتمل أكثر معنى.